Mimo postępującej informatyzacji współczesne przedsiębiorstwa wciąż w głównej mierze opierają swoje funkcjonowanie na dokumentacji papierowej. Znacząca większość tych dokumentów ma charakter niearchiwalny i po spełnieniu swoich funkcji może zostać zniszczona zgodnie z prawem i obowiązującymi normami. Mogą jednak zdarzyć się sytuacje, w których wytwarzana dokumentacja będzie miała charakter archiwalny, wobec tego będzie musiała podlegać klasyfikacji i ocenie, czy ma być przechowywana wieczyście, czy zostać wybrakowana po upływie wyznaczonego czasu. W poniższym artykule skupimy się na różnicach w dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, a przede wszystkim odpowiemy na pytanie, cym różni się utylizacja dokumentów od ich brakowania.
Kategorie dokumentów
Materiały archiwalne oznaczane są literą „A”. Na mocy obowiązującego prawa muszą być przechowywane wieczyście przez specjalne powołane do tych celów jednostki – archiwa państwowe. Do najczęstszych dokumentów opatrzonych kategorią „A”: należą: księgi stanu cywilnego, akta sądowe, oryginały map i planów, dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu, rejestry publiczne, dokumentacja kadrowa osób mających istotne znaczenie dla kraju lub danego regionu, a także regulaminy, schematy organizacyjne i protokoły posiedzeń organów kolegialnych. Dokumentację niearchiwalną oznacza się literą „B”, opatrzoną dodatkowo literą, cyfrą lub liczbą. Cyfry i liczby oznaczają przez jaki okres czasu dany dokument ma być przechowywany, zanim zostanie zniszczony (np. B2, B5, B10). Kategoria „BC” oznacza dokumenty krótkotrwałe, które nie mają wyznaczonego okresu przechowywania, a kategoria „BE” odnosi się do dokumentów, które po upływie określonego czasu winny zostać poddane ponownej ekspertyzie (po tym czasie mogą zostać zakwalifikowane np. do wieczystego przechowywania).
Archiwum zakładowe a składnica akt
Często te dwa pojęcia stosowane są wymiennie, choć w praktyce oznaczają miejsca o odmiennych charakterze i przeznaczeniu. Archiwum zakładowe to wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej, najczęściej państwowej, mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji jednostki wytwarzającej materiały archiwalne. Archiwum zakładowe ma również obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych w określonym czasie lub w razie likwidacji do archiwów państwowych. Składnica akt natomiast stanowi komórkę wewnętrzną gromadzącą i przechowującą z reguły tylko dokumentację niearchiwalną.
Różnica pomiędzy brakowaniem i niszczeniem
Należy zdać sobie sprawę z tego, że brakowanie dokumentacji to nie to samo co jej niszczenie – to tak naprawdę dwa oddzielne procesy. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania już upłynął, w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych może odbywać się wyłącznie na podstawie zgody dyrektora miejscowego archiwum państwowego. Prywatne jednostki organizacyjne mogą występować do archiwum państwowego o wydanie opinii dotyczącej brakowania. Brakowanie dokumentacji powinno odbywać się systematycznie – przynajmniej raz w roku, a w przypadku mniejszych archiwów dokumentów – w razie potrzeby. Personel archiwum zakładowego lub składnicy akt musi przejrzeć dokumentację, aby wyłączyć z brakowania materiały archiwalne kategorii „A” i przekazać je do archiwum państwowego, wyłączyć dokumentację podlegającą ponownej ekspertyzie – kategoria „BE” oraz wydzielić dokumentację niearchiwalną, której termin przechowywania już upłynął.
Brakowanie dokumentów to jeden z etapów opracowania państwowego zbioru archiwalnego, polegający na selekcji materiałów w celu ich późniejszego zniszczenia. Niszczenie dokumentacji papierowej odnosi się do samego procesu destrukcji, polegającego na bezpiecznym zutylizowaniu dokumentów w świetle obowiązującego prawa, norm i RODO. Obecnie norma DIN 66399 reguluje metodę oraz parametry właściwego niszczenia dokumentacji. Jako jedyna zgodna z tymi obostrzeniami metoda mechaniczna umożliwia niszczenie zbędnych akt w dwojaki sposób: za pomocą niszczarek do dokumentów lub poprzez wynajęcie firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Taka firma dokona zniszczenia dokumentów za Ciebie – odbierze, zutylizuje w bezpieczny sposób akta i inne nośniki danych, a także wystawi niezbędne certyfikaty potwierdzające prawidłowe zniszczenie przekazanych materiałów.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów