Praca spedytora pełni niezwykle ważną funkcję w procesie transportowym. Najprościej mówiąc – jest to łącznik pomiędzy firmą przewozową a klientami zlecającymi transport. Charakter pracy nie ogranicza się do zwykłych obowiązków pracownika biurowego – to wiele nieprzespanych nocy oraz decyzji podejmowanych pod presją czasu – wszystko po to, by powierzony transport dotarł na czas zgodnie z warunkami umowy.
Szeroki zakres obowiązków
Rola spedytora nie ogranicza się jedynie do prostych czynności szablonowych – to praca wymagająca kreatywności i zaangażowania. Jednym z zadań należących do osoby planującej transport jest informowanie swoich klientów o warunkach przewozu, to znaczy – o wymaganiach, jakie stawia prawo, by transfer został zrealizowany w pełni legalnie. Kolejnym obowiązkiem jest konieczność kompletowania, jak również sporządzania niezbędnej dokumentacji przewozowej – w tym przypadku osoba zarządzająca całym przedsięwzięciem zmuszona jest posiadać niezbędną wiedzę związaną z procedurami. Omawiane procedury obejmują także kontakt z organami celnymi innych państw w celu uzyskania zezwolenia na wjazd z ładunkiem na terytorium Unii Europejskiej. Biorąc pod uwagę możliwości, jakie oferuje branża TSL, spedycja to nie tylko transport pojazdami ciężarowymi – to również przewóz multimodalny, który wykorzystuje alternatywne źródła transferu ładunku, takie jak: statki, pociągi i samoloty.
Spedytor to także osoba zajmująca się podpisywaniem umów związanych ze zleceniem transportowym. Jego zadaniem jest sprawowanie kontroli i nadzoru nad poprawnym przebiegiem procesów logistycznych. Wiele usług wymaga także opracowania tzw. instrukcji transportowych, w których zawarte są konkretne wytyczne związane z usługą.
Podejmując się organizacji przewozu spedytor jest osobą kontaktową pomiędzy przewoźnikiem a zleceniodawcą. Wspomniana wcześniej presja czasu znajduje swoje przełożenie w sytuacjach nagłych, które wpływają w jakikolwiek sposób na dane zamówienie. Przykładem może być wypadek na trasie, uszkodzenie ładunku bądź inne zdarzenie, które przekłada się na czas i koszt usługi. Należy wówczas niezwłocznie podjąć wszelkie działania, by nie narazić klienta na większe straty. Tego typu działania oczywiście poprzedzone są sporządzeniem stosownej dokumentacji, która uwzględnia rzeczywisty opis sytuacji.
Podsumowując całościowy zakres czynności osoby wykonującej pracę w charakterze spedytora – jest to sprawowanie pieczy nad złożonym procesem przewozowym, to również kontakt z klientem i przewoźnikiem, kompletowanie i tworzenie dokumentacji przewozowej i optymalizowanie kosztów zlecenia.
Jaki powinien być idealny kandydat na stanowisko spedytora?
Przede wszystkim musi być to osoba odporna na stres, a przy tym rzetelna i skrupulatna. Kontakt z klientami lub odbiorcami ładunku poza granicami Polski wymaga bardzo dobrej znajomości języka angielskiego. Pewność siebie przekłada się na zdolność samodzielnego podejmowania decyzji, która jest konieczna przy ustalaniu szczegółów zlecenia, bowiem w interesie spedytora jest prowadzenie negocjacji, które pozwolą uzyskać atrakcyjny koszt usługi.
Logistyka i powiązana z nią spedycja jest pojęciem, które ciągle ewoluuje. W praktyce oznacza to, że ważniejsze są cechy charakteru i zdolności interpersonalne – w tym charyzma i pewność siebie, bowiem na rynku pracy istnieje wiele firm gotowych podjąć się wdrożenia nowego pracownika w świat spedycji. Chcąc jednak kształcić się w kierunku związanym z transportem warto przyjrzeć się kierunkom oferowanym przez uczelnie wyższe – mowa o logistyce i zarządzaniu,
Podsumowując
Pojęcie spedytora odnosi się do osoby, która odpowiada za organizację i poprawny przebieg transferu ładunku. Jest to niezwykle ważne i odpowiedzialne stanowisko, które wymaga ciągłej czujności. Wszelkie odchylenia od umowy powodują kosztowne kary, które obciążają firmę spedycyjną. Jest to jednak bardzo opłacalny zawód – głównie dla osób lubiących stawiać czoła nowym wyzwaniom.
Źródło: Symlog Warszawa – spedycja międzynarodowa